Pengelolaan arsip yang baik merupakan salah satu indikator dalam penilaian reformasi birokrasi di lingkungan instansi pemerintah. Oleh karena itu, Badan Pangan Nasional terus berupaya melaksanakan pengelolaan arsip dengan menerapkan kaidah – kaidah pengelolaan arsip yang baik.

Hal ini disampaikan oleh Kepala Biro Keuangan, Pengadaan, dan Umum Enny Indarti dalam rapat penyusunan rancangan Peraturan Badan Pangan Nasional tentang Jadwal Retensi Arsip, Rabu (16/6/2023) di Bogor. 

“Saat ini kita sedang menyiapkan Perbadan tentang Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang merupakan salah satu regulasi penting dalam mewujudkan pengelolaan arsip yang efisien dan efektif,” ungkap Enny. 

JRA Badan Pangan Nasional ini menurutnya akan berisi jenis arsip, retensi dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip yang dimusnahkan, atau dipermanenkan yang digunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. 

“Kami berharap jika JRA ini nanti nya dapat menjadi pedoman dari unit pengelola arsip di lingkup Badan Pangan Nasional baik dalam melakukan penyusutan maupun penyelamatan arsip yang memiliki nilai guna,” tambahnya. 

Enny menegaskan pentingnya JRA sebagai panduan dalam pengelolaan arsip terkait berapa lama suatu arsip harus disimpan, dan kapan harus dimusnahkan atau diserahkan.

Hal senada disampaikan Kepala Biro Organisasi, Sumberdaya Manusia, dan Hukum Anas menyampaikan bahwa arsip memiliki fungsi penting untuk pencatatan kegiatan sebagai bukti akuntabilitas pelaksanaan kegiatan di lingkungan Badan Pangan Nasional.

Arsiparis Ahli Utama Arsip Nasional Republik Indonesia Dwi Muldasih mengatakan bahwa penetapan peraturan mengenai Jadwal Retensi Arsip, harus terlebih dahulu memperoleh persetujuan secara tertulis dari Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia. 

“Persetujuan Kepala ANRI diperlukan karena jadwal retensi arsip menjelaskan tentang umur arsip dan rekomendasi status arsip setelah melewati masa retensi,” tambahnya.